我國國家檔案描述標準化之研究

Abstract

檔案資料最大的特色在其資料具有層級性，檔案資料的使用，往往需要整部檔案一起調閱，才能窺其全貌，所以一般而言，檔案皆以「全宗」方式來管理。在美國的檔案界，原本即有以USMARC為基礎而設計的MARC AMC，即檔案及手稿機讀編目格式，以描述檔案及手稿資料，然而為了更符合檔案全宗管理之特性，及使數位化的資訊更適合網際網路上的傳輸利用及保存，所以由柏克來大學數位圖書館計畫發展符合檔案特性的詮釋資料格式，即檔案資料描述格式(Encoded Archival Description, 簡稱 EAD)。但是也有很多檔案管理人員認為EAD太複雜，而採用Dublin Core來描述檔案；而在歐洲，其博物館多以Spectrum標準來描述資料。 除了考慮檔案的屬性外，檔案的長久保存也是設計檔案詮釋資料非常重要的考量，因此美國國家檔案及文件署參與「開放檔案資訊系統參考模式」(OAIS Reference Model) 、「電子系統長久典藏權威記錄國際研究計劃」(InterPARES)等計畫，希望能透過詮釋資料，將今日的數位檔案長久保存。可見無論對於傳統檔案或電子檔案而言，歐美國家都已有相當深入的研究。 為使各機關轉移到檔案管理局之檔案而以較符合檔案屬性、全宗利用、長久典藏等之格式描述，設計一符合國情及國際標準的國家檔案描述格式實屬必要。 而這其中所牽涉的課題包括：各種檔案詮釋資料格式、為檔案長久保存之詮釋資料、詮釋資料格式轉換語法(XSLT)、詮釋資料格式之交換語法及結構、詮釋資料系統架構及功能、詮釋資料擷取相關協定等。